L’UQTR et la Commission scolaire du Chemin-du-Roy sont devenues partenaires afin d’améliorer les processus organisationnels de la commission scolaire. Cette contribution met à profit les compétences de Pascal Forget, professeur au Département de génie industriel de l’UQTR, qui s’est spécialisé dans l’amélioration de l’efficacité dans les services publics, entre autres par l’application de la méthode lean. Son mandat consiste à aider l’institution à trouver des solutions pour diminuer les couts de fonctionnement et améliorer la qualité des services offerts.
Selon Monsieur Forget, l’approche lean peut se résumer en quatre principes, soit l’élimination du gaspillage, la diminution des couts, l’amélioration de la qualité et l’implication des employés. Cette méthode a d’abord été appliquée dans l’industrie manufacturière. Peu à peu, les techniques développées dans ce domaine ont été transférées dans d’autres sphères, comme le domaine de la santé, jusqu’à être récemment utilisées dans le monde de l’éducation. Le Laboratoire d’efficacité et d’efficience en éducation et en culture de l’UQTR, dirigé par Monsieur Forget, s’est donné comme objectif principal d’aider les organisations d’éducation et de culture à trouver des moyens pour améliorer leur efficacité et leur efficience, autant pour ce qui touche les élèves que l’administration des établissements. La méthode lean fait entre autres partie des solutions envisagées.
Partenariat avec la Commission scolaire du Chemin-du-Roy
La Commission scolaire du Chemin-du-Roy souhaitait améliorer sa gestion afin d’avoir une meilleure efficacité. Pour ce faire, elle a décidé de développer un partenariat avec Monsieur Forget en raison de sa spécialisation dans la méthode lean. Comme celle-ci comprend aussi la collaboration des employés au processus, Monsieur Forget leur a d’abord présenté un séminaire afin de leur expliquer en quoi consiste une approche d’amélioration participative de la performance comme le lean. Ensuite, des membres du personnel ont eu comme tâche d’identifier les processus qui présentaient, à leur avis, des gaspillages et des pertes de temps. Ce sont quatre projets qui ont vu le jour jusqu’à maintenant, soit pour «la gestion des factures avec les écoles, l’archivage des dossiers administratifs et des dossiers des élèves, la gestion du développement pédagogique et la gestion du perfectionnement», explique Monsieur Forget. Ces projets en sont à différentes étapes, de la définition initiale du problème jusqu’au contrôle de la performance à long terme.
Méthodologie
Afin de répondre aux besoins de la commission scolaire, Monsieur Forget a utilisé une méthodologie précise pour chaque projet, soit le DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Implanter et Contrôler). Premièrement, il a impliqué les employés dans la définition du problème. Ils devaient décrire différents aspects du projet, comme les problèmes vécus, l’étendue, les impacts visés et les indicateurs à mesurer. Ensuite, un échéancier a été produit et une équipe a été formée. Elle devait cartographier le processus actuel et en mesurer la performance en étudiant différentes données. Les participants se sont rencontrés à huis clos afin de partager les problèmes et de développer des solutions pour les éliminer. Par la suite, un plan d’action a été élaboré et les solutions proposées ont été implantées. Finalement, une évaluation de l’amélioration de la performance a été réalisée pour constater son évolution.
À long terme, Monsieur Forget souhaite étudier plus en profondeur les effets des projets lean sur la gestion et la performance des organisations de gestion d’éducation et de culture. Jusqu’à maintenant, les résultats initiaux à la Commission scolaire du Chemin-du-Roy semblent positifs. En plus de collaborer avec celle-ci, Monsieur Forget collabore aussi avec les commissions scolaires de la Région-de-Sherbrooke et de la Capitale (Québec). La méthode lean semble donc être en voie de s’implanter peu à peu dans le milieu de l’éducation.
Pour plus d’informations sur le Lab e3c, il est possible de consulter le www.uqtr.ca/labe3c.
